Agent głosowy do kwalifikacji leadów — checklista przed uruchomieniem

Tę listę trzymasz otwartą, kiedy budujesz i uruchamiasz agenta, który dzwoni do każdego nowego leada. Sekcje idą w kolejności prac: przygotowanie, skrypt rozmowy, dane do zapisu, testy, przekazanie człowiekowi i obserwacja po starcie. Każdy punkt to czynność, której efekt da się sprawdzić.

0. Zanim zaczniesz budować

• Przy formularzu jest jasna informacja, że po wysłaniu zadzwoni agent AI. Kto nie spodziewa się telefonu, nie powinien go dostać.
• Formularz ma pole lub zaznaczenie, którym lead zgadza się na kontakt telefoniczny. Bez tego nie dzwonisz.
• Ustalone, w jakich godzinach agent może dzwonić. Zgłoszenie wysłane w nocy może poczekać do rana.
• Formularz zbiera co najmniej: imię, telefon, e-mail, nazwę firmy, rolę, opis potrzeby, wielkość firmy.
• Pole telefonu wymusza jeden format albo w przepływie jest krok, który numer czyści.
• Jeśli leady przychodzą z kilku krajów, formularz ma osobne pole na kierunkowy. Kierunkowy wpisany na sztywno działa tylko dla jednego kraju.
• Wybrane trzy zmienne, które trafią do agenta przy każdym połączeniu: imię, firma, opis potrzeby.
• Przepływ jest rozrysowany na kartce, zanim otworzysz narzędzie: formularz, czyszczenie numeru, połączenie, czekanie, zapis.

1. Skrypt rozmowy i pytania kwalifikujące

Ustawienia startowe

• Agent czeka, aż odbierający odezwie się pierwszy.
• Instrukcja systemowa ma części: tożsamość, styl, zasady odpowiedzi, dane leada, przebieg rozmowy, obsługa błędów, zasady zachowania.
• Dane leada są wpisane jako zmienne: {{lead_name}}, {{lead_company_name}}, {{lead_request}}.
• Włączona funkcja kończenia połączenia przez agenta.

Otwarcie (wzór)

„Dzień dobry, tu [imię agenta], agent AI dzwoniący w imieniu [firma]. Czy rozmawiam z [imię] z [firma leada]?”

• Pomyłka: agent przeprasza i kończy rozmowę.
• Zły moment: agent przeprasza i pyta, kiedy oddzwonić.
• Rozmówca ma czas: agent nawiązuje do formularza i do opisu potrzeby.

Pytania (wzór do dopasowania)

1. Zainteresowanie: „Czy dobrze rozumiem, że chodzi o [opis potrzeby]?”
2. Motywacja: „Co sprawiło, że zajęli się Państwo tym właśnie teraz?”
3. Termin: „Kiedy chcieliby Państwo ruszyć?”
4. Doświadczenie: „Czy pracowali Państwo wcześniej z automatyzacją lub AI? Jak to wypadło?”
5. Budżet: „Czy mają Państwo przygotowany budżet na ten projekt?”
6. Model współpracy: pytanie o zgodę na sposób, w jaki u ciebie wygląda dalszy etap, na przykład płatne rozpoznanie potrzeb. Zamień na własne.

Zamknięcie (wzór)

„Dziękuję za rozmowę. Ktoś z naszego zespołu odezwie się w sprawie kolejnych kroków.”

• Agent nie obiecuje terminów, cen ani zakresu, których nie ma w instrukcji.

2. Dane do wydobycia i zapisu

Każde pole definiujesz w platformie głosowej z nazwą, typem i opisem tego, co agent ma wydobyć. Każde pole jest powiązane z właściwym agentem.

• Arkusz ma kolumnę na każde pole plus kolumny z formularza.
• Wiesz, gdzie w odpowiedzi platformy leżą ustrukturyzowane wyniki (zwykle głęboko, w artefaktach rozmowy).

3. Plan testów

• Przypięte przykładowe dane w kroku wejściowym, żeby nie wypełniać formularza przy każdej próbie.
• Numer z jedną cyfrą mniej: rekord trafia do arkusza jako błędny numer, połączenie nie rusza.
• Pełna rozmowa: odbierasz, odpowiadasz na wszystkie pytania, sprawdzasz, czy każde pole w arkuszu zgadza się z tym, co powiedziałeś.
• Pomyłka i zły moment: agent zachowuje się zgodnie z instrukcją.
• Poczta głosowa: wiersz dostaje status „oddzwonić”.
• Pętla odpytywania: pierwsze czekanie około minuty, kolejne sprawdzenia co kilka sekund, wyjście dopiero przy statusie „zakończone”.
• Wynik szczegółów ograniczony do pierwszej pozycji przed sprawdzeniem statusu.
• Limit połączeń: wiesz, czy numer z platformy ma dzienny limit wychodzących, i masz plan na własny numer od operatora telefonii internetowej.

4. Przekazanie człowiekowi

• Każdy wiersz ze statusem „zakończone” ma osobę odpowiedzialną za kontakt.
• Osoba z zespołu czyta motywację, termin i budżet przed telefonem, a nie w trakcie.
• Wiersze „oddzwonić” mają ustalony termin ponownej próby.
• Wiersze z błędnym numerem trafiają do kontaktu mailowego.
• Jeśli rozmówca prosi o człowieka albo wyraźnie się denerwuje, agent kończy grzecznie albo przekazuje rozmowę, zależnie od tego, co skonfigurowałeś.

5. Po uruchomieniu

• Słuchasz nagrań i czytasz zapisy rozmów regularnie, nie tylko w pierwszym tygodniu.
• Porównujesz pola w arkuszu z tym, co faktycznie padło w rozmowie.
• Notujesz pytania, przy których rozmówcy się gubią, i przepisujesz je w instrukcji.
• Sprawdzasz, których pól zespół faktycznie używa przed telefonem. Niepotrzebne usuwasz.
• Śledzisz liczbę połączeń kończonych błędem i pocztą głosową.

Jedno zdanie na koniec

Agent zadaje pytania, człowiek prowadzi relację. Uruchom go z trzema, czterema pytaniami i dodawaj kolejne dopiero wtedy, gdy zespół zacznie używać odpowiedzi.