Ten audyt trzymasz pod ręką i uruchamiasz co jakiś czas — nie raz, na zawsze. Zasada jest jedna: najpierw diagnoza, potem naprawa. Pierwsze przejście robisz tylko do odczytu, żeby zobaczyć, co dziś dałoby ci błędną odpowiedź, a dopiero potem decydujesz, co poprawić.
Którą awarię kontekstu widzisz?
Zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, nazwij problem — każdy naprawia się inaczej.
- Zatrucie — asystent pewnie podaje fałszywy fakt, który realnie leży w bazie (stary numer, cena sprzed cennika). Naprawa: weryfikacja — każ sprawdzać kluczowe fakty w żywym źródle, a przy wątpliwości pytać ciebie (człowiek w pętli).
- Przeładowanie — odpowiedzi robią się rozmyte i wolniejsze, bo istotna informacja tonie w gąszczu. Naprawa: segmentuj bazę i zostawiaj pod ręką tylko to, co potrzebne.
- Dezorientacja — brakuje faktu, więc asystent zmyśla, zamiast powiedzieć „nie wiem”. Naprawa: uzupełnij lukę albo wyraźnie pozwól odpowiadać „nie mam tego”.
- Sprzeczność — dwa źródła mówią co innego (stara i nowa polityka obok siebie). Naprawa: pilnuj świeżości i wycofuj to, co się zdezaktualizowało.
Co trzymać zawsze, a co dociągać na żądanie
O każdą informację zapytaj: prawdziwa zawsze, czy tylko teraz? Wiedza stała zostaje w bazie; sytuacyjną dociągasz w chwili, gdy jest potrzebna.
Wiedza stała (zawsze pod ręką) - Kim jesteś i czym zajmuje się firma - Cele i zasady, którymi się kierujesz - Ton i sposób, w jaki się komunikujesz - Procedury obowiązujące na każdym zadaniu
Wiedza sytuacyjna (dociągana w potrzebie) - Pojedyncze zgłoszenie klienta z konkretnego dnia - Jeden rekord czy dokument potrzebny do jednej sprawy - Notatka z jednego spotkania - Dane, które za miesiąc będą już nieaktualne
Lista kontrolna audytu (tylko do odczytu)
Zaznaczaj tylko to, co dziś naprawdę się zgadza. Jeszcze niczego nie poprawiaj — zaznacz, co zawodzi, i przeczytaj te braki, zanim cokolwiek ruszysz. Szukasz jednej linijki: tego, co dałoby dziś błędną odpowiedź.
- [ ] Spójność mapy — czy wszystko, na co wskazuje główny plik z układem bazy, faktycznie istnieje? („nie” = asystent trafia w pustkę i zgaduje, żeby ją zapełnić)
- [ ] Zgodność spisów — czy indeksy i listy zgadzają się z tym, co realnie leży na dysku? („nie” = spis mówi co innego niż stan faktyczny, a asystent ufa spisowi)
- [ ] Świeżość źródeł — czy każde źródło jest świeże, czy powoli zamiera? („nie” = feed zamarł, a dzisiejsze pytania dostają zeszłokwartalne fakty)
- [ ] Duplikaty i sprzeczności — czy ten sam fakt leży w dwóch miejscach naraz? („nie” = gdy jedna kopia się zmieni, obie zaczną sobie przeczyć)
- [ ] Umiejscowienie kontekstu — czy dane sytuacyjne nie siedzą w bazie na stałe? („nie” = jednorazowy fakt puchnie w szum i czeka, aż zaprzeczy czemuś nowszemu)
Rytm utrzymania
Audyt pokazuje, co jest zepsute teraz. Te trzy nawyki nie dają bazie psuć się w kółko.
- Automatyzuj dociąganie danych (przy każdym stałym dopływie) — powtarzalne wpisy, jak notatki z cotygodniowego spotkania, podłącz przez zaplanowaną rutynę, zamiast wklejać ręcznie.
- Segmentuj, gdy rośnie (gdy obszar wyraźnie puchnie) — wydziel rosnący temat do osobnego zbioru, żeby asystent przeszukiwał wąski, właściwy wycinek.
- Cofnij się do przyczyny (przy każdym błędzie) — zamiast „więcej tak nie rób”, każ prześledzić, gdzie asystent szukał i czego nie sprawdził, a potem popraw układ tak, by błąd się nie powtórzył.
Baza wiedzy jest warta tyle, ile możesz jej zaufać. Nie chodzi o to, żeby dokładać — chodzi o to, żeby to, co już masz, pozostało prawdziwe.