Automat od rozmowy do oferty — karta projektowa · Zasób

Tę kartę trzymaj otwartą przy budowie automatu, który po rozmowie z klientem składa szkic oferty w slajdach. Bloki idą w kolejności pracy: najpierw dane i zapis spotkania, potem zgoda człowieka i polecenie dla modelu, na końcu wywołanie generatora slajdów i przegląd szkicu. Ostatni blok wracasz odhaczać przy każdej ofercie, nie tylko przy budowie.

Nazwy narzędzi są przykładami: notatnik spotkań w rodzaju Fireflies, n8n jako platforma automatyzacji, arkusz Google, Slack i generator prezentacji w rodzaju Gamma. Pytania z karty zostają te same na każdym zestawie.

1. Podział na dwa przepływy

Przepływ to ciąg kroków wykonywanych po kolei, a węzeł to pojedynczy krok. Zapis spotkania i robienie czegoś z tym zapisem to dwie różne rzeczy i budujesz je osobno.

[ ] Pierwszy przepływ tylko zapisuje spotkanie; nie generuje żadnej oferty.
[ ] Drugi przepływ startuje od nowego wpisu w dzienniku spotkań, nie od samego spotkania.
[ ] Wypisz typy spotkań, po których chcesz kiedyś robić coś innego: rozmowa handlowa, spotkanie wewnętrzne, rozmowa z obecnym klientem.
[ ] Sprawdź, czy nowa gałąź dla innego typu spotkania da się dołożyć bez przebudowy przepływu od ofert.

Każdy przepływ ma jedno zadanie. Wtedy nowa ścieżka to nowa gałąź, a nie przebudowa.

2. Wyzwalacz i gotowość danych

Webhook to adres, pod który inny program sam wysyła powiadomienie, gdy coś się wydarzy. Polling to cykliczne dopytywanie, aż dane będą gotowe.

[ ] W ustawieniach dla deweloperów notatnika wklejony jest adres produkcyjny webhooka, nie testowy.
[ ] Zaznaczone jest zdarzenie „transkrypcja gotowa”.
[ ] Sprawdź, co naprawdę przychodzi w powiadomieniu; zwykle to tylko identyfikator spotkania i typ zdarzenia.
[ ] Osobny węzeł pobiera pełne dane spotkania po identyfikatorze: transkrypcję, tytuł, uczestników, podsumowania.
[ ] Przed pobraniem stoi krótkie czekanie.
[ ] Węzeł warunkowy sprawdza, czy podsumowanie wygenerowane przez AI już istnieje.
[ ] Gdy go nie ma, przepływ wraca do czekania i pyta ponownie; gdy jest, idzie dalej.
[ ] Przetestuj pętlę na spotkaniu, którego podsumowanie jeszcze się nie wygenerowało.

Powiadomienie mówi, że coś się stało. Po dane sięgasz osobno, a czasem musisz na nie poczekać.

3. Porządkowanie transkrypcji

Dane przychodzą w JSON, czyli uporządkowanym tekście z polami i wartościami. Zanim trafią do modelu albo do arkusza, wyciągasz z nich tylko to, czego używasz.

[ ] Węzeł z kodem zwraca listę osób, które mówiły na spotkaniu.
[ ] Transkrypcja dla modelu ma imię mówiącego raz na początku wypowiedzi, nie przed każdym zdaniem.
[ ] Kod piszesz z pomocą czatu z AI: wklejasz pełny JSON wejściowy i opisujesz, co ma wyjść.
[ ] Gdy kod nie działa, wracasz do czatu z trzema rzeczami: jaki kod przyszedł, co z niego wyszło, dlaczego to nie to.
[ ] Sprawdź wynik na spotkaniu z kilkoma mówcami, nie tylko z jednym.

4. Dziennik spotkań: identyfikator i status

Arkusz jest jednocześnie dziennikiem i tablicą stanu. Działa tylko wtedy, gdy każde spotkanie da się w nim jednoznacznie znaleźć.

[ ] Kolumny: data i godzina, tytuł, uczestnicy, skrót rozmowy, status, identyfikator spotkania.
[ ] Identyfikator spotkania jest unikalnym kluczem; tytuł ani data nim nie są.
[ ] Nowy wiersz ma status neutralny.
[ ] Status zmienia się na „odrzucone”, gdy człowiek odmówi generowania.
[ ] Status zmienia się na „wygenerowane” po wywołaniu generatora slajdów.
[ ] Zmiana statusu aktualizuje istniejący wiersz, szukając go po identyfikatorze, a nie dopisuje nowego.
[ ] Drugi przepływ po pobraniu danych zostawia tylko ostatnią pozycję, żeby dwa jednoczesne spotkania go nie pogubiły.

Wszystko, co ma później wrócić do spotkania, szuka go po identyfikatorze.

5. Zgoda człowieka przed generowaniem

Human-in-the-loop, czyli człowiek w pętli: automat zatrzymuje się i czeka na decyzję osoby.

[ ] Po zakończonym spotkaniu przychodzi wiadomość z pytaniem, czy wygenerować ofertę.
[ ] Wiadomość zawiera tytuł spotkania, żeby decyzja nie wymagała otwierania arkusza.
[ ] Odpowiedź „tak” uruchamia generowanie.
[ ] Odpowiedź „nie” ustawia status „odrzucone” i kończy przebieg.
[ ] Wiadomość trafia do osoby, która prowadziła rozmowę i wie, czy oferta ma sens.

Nie każda rozmowa kończy się ofertą. Pytanie kosztuje jedno kliknięcie, zbędna oferta kosztuje więcej.

6. Polecenie dla modelu: szablon

Model za każdym razem wygeneruje coś trochę innego. Struktura polecenia ogranicza tę losowość.

[ ] Rola: doświadczony konsultant rozwiązań AI i inżynier sprzedaży, który z transkrypcji rozmowy składa ofertę dla klienta.
[ ] Cel: oferta powstaje z transkrypcji i tylko z niej.
[ ] Ograniczenie: dokument w całości dla klienta; bez pytań uzupełniających.
[ ] Ograniczenie: bez notatek wewnętrznych i bez tekstu o tym, jak dokument powstał.
[ ] Ograniczenie: brakujące dane oznaczone wyraźnym symbolem zastępczym, na przykład [kwota do uzupełnienia], zamiast wymyślonych szczegółów.
[ ] Ton: rzeczowy, pewny, zrozumiały dla osoby decyzyjnej.
[ ] Struktura sekcji, w tej kolejności:
[ ] strona tytułowa
[ ] podsumowanie dla zarządu
[ ] problem i wyzwanie
[ ] proponowane rozwiązanie
[ ] zwrot z inwestycji
[ ] korzyści trudno mierzalne
[ ] plan wdrożenia
[ ] mierniki sukcesu
[ ] dlaczego my
[ ] Opcjonalnie: agent ma dostęp do bazy wcześniejszych projektów firmy i opiera slajd „dlaczego my” na najbliższym przypadku.
[ ] Po kilku szkicach wracasz do polecenia i poprawiasz to, co powtarza się źle.

7. Wywołanie generatora slajdów

API to serwisowe wejście do programu, przez które inny program rozmawia z nim bez klikania w interfejs.

[ ] Przykładowe zapytanie skopiowane z dokumentacji API generatora.
[ ] Przy każdym polu odpowiedz: czy jest wymagane, co robi, czego chcesz.
[ ] Tekst wejściowy to wynik agenta piszącego ofertę.
[ ] Tryb tekstu ustawiony na zachowanie treści, żeby generator nie skracał ani nie przepisywał oferty.
[ ] Identyfikator motywu skopiowany z twojego własnego szablonu.
[ ] Ustawione: ilość tekstu, ton, odbiorca, źródło obrazów.
[ ] Udostępnianie: dostęp do komentowania i link wysyłany na twój wewnętrzny adres.
[ ] Klucz API trzymany w nagłówku uwierzytelniania, nie w treści zapytania.
[ ] Tekst agenta oczyszczony z łamań wierszy i cudzysłowów, zanim trafi do treści zapytania.
[ ] Po wywołaniu przychodzi powiadomienie, że prezentacja się generuje.

Jeden niezamaskowany cudzysłów rozbija całe zapytanie. Czyść tekst przed wysyłką, zawsze.

8. Druga droga wejścia

Czasem odmówisz, a potem zmienisz zdanie. Druga droga musi zasilać te same dalsze kroki.

[ ] Formularz z jednym polem: identyfikator spotkania skopiowany z arkusza.
[ ] Formularz uruchamia te same kroki co droga automatyczna: pobranie, porządkowanie, agent, generator, status.
[ ] Obie drogi wpadają do jednego węzła standaryzującego (w n8n węzeł Set).
[ ] Węzeł standaryzujący wystawia pod tymi samymi nazwami transkrypcję i identyfikator spotkania.
[ ] Agent i aktualizacja arkusza czytają tylko z węzła standaryzującego, nigdy wprost z jednej z dróg.
[ ] Przetestuj obie drogi osobno; obie muszą dojść do końca.

9. Przegląd szkicu przed wysyłką

Ten blok odhaczasz przy każdej ofercie. Szkic wygląda profesjonalnie i właśnie dlatego łatwo go wysłać bez czytania.

[ ] Każda liczba (zaoszczędzone godziny, oszczędności, spadek błędów) sprawdzona na prawdziwych danych klienta albo usunięta.
[ ] Żadna liczba nie wzięła się z luźnego szacunku rzuconego na rozmowie.
[ ] Wszystkie symbole zastępcze uzupełnione albo usunięte razem ze zdaniem.
[ ] Każdy wykres da się opisać jednym zdaniem; osie i kolory zgadzają się z legendą.
[ ] Harmonogram wdrożenia ustawiony przez ciebie na podstawie zespołu i zakresu, nie przepisany od modelu.
[ ] Slajd „dlaczego my” opiera się na prawdziwych projektach, a nie na ogólnikach.
[ ] W dokumencie nie ma tekstu systemowego, notatek wewnętrznych ani pytań do siebie.
[ ] Nazwa klienta i opis jego problemu zgadzają się z tym, co padło na rozmowie.
[ ] Ofertę wysyła człowiek, który ją przeczytał w całości.

Automat odbiera ci pracę, nie podpis. Liczby, terminy i obietnice przechodzą przez człowieka.

Pusta kratka w bloku dziewiątym nie zatrzyma wysyłki dzisiaj. Wróci jako pytanie klienta o liczbę, której nikt nie potrafi obronić. Jeśli którejś kratki nie umiesz odhaczyć, popraw szkic, zanim go wyślesz.